PAROLE CHIAVE: Spese di Trasferta, Pagamenti tracciati, deduzione fiscale, adeguamento organizzativo, spese di rappresentanza, limiti.
Con la Legge di Bilancio 2025 arrivano importanti cambiamenti per aziende e professionisti in merito alla gestione delle spese di trasferta e rappresentanza. La nuova normativa punta a rendere obbligatorio l’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili, come carte di credito aziendali, bonifici o altre modalità digitali, eliminando di fatto l’uso del contante. Questo cambiamento avrà un impatto significativo sul modo in cui le aziende documentano e gestiscono i costi legati alle trasferte e alla rappresentanza aziendale.
Trasferte: nuove regole per deduzioni più trasparenti
Le spese di trasferta, come pranzi, pernottamenti e trasporti, saranno deducibili solo se saldate tramite strumenti di pagamento tracciabili. Per poter dedurre questi costi, non sarà più sufficiente presentare una ricevuta generica: bisognerà dimostrare che il pagamento è stato registrato elettronicamente. Questo vale anche per i rimborsi ai dipendenti, che dovranno essere supportati da documentazione chiara e collegata a transazioni tracciabili.
L’obiettivo principale di questa misura è duplice. Da un lato, si punta a combattere l’evasione fiscale, obbligando chi riceve i pagamenti – come tassisti, ristoratori e albergatori – a registrare correttamente le transazioni. Dall’altro, si vuole spingere le aziende ad adottare strumenti digitali che garantiscano maggiore trasparenza e sicurezza fiscale. Un pagamento in contanti a un tassista o una spesa non adeguatamente documentata non saranno più riconosciuti fiscalmente, con un impatto diretto sui costi aziendali.
È inoltre importante ricordare alcuni limiti che la normativa stabilisce per le principali regole di deducibilità:
Per vitto e alloggio sostenuti direttamente dall’azienda, il limite massimo è di 180,76 euro al giorno per trasferte in Italia e 258,23 euro all’estero;
Per le spese sostenute per dipendenti e collaboratori, si applica un doppio limite: tali costi devono rimanere entro il 2% dei corrispettivi aziendali e sono deducibili solo per il 75% dell’importo complessivo.
Per chi si adeguerà, ci saranno comunque determinati vantaggi: una gestione moderna delle spese riduce il rischio di errori e contestazioni durante eventuali controlli fiscali e garantisce l’accesso a importanti deduzioni. Tuttavia, chi non si adeguerà rischia di perdere questi benefici incamerando costi indeducibili oppure consapevoli di dover affrontare sanzioni.
Rappresentanza: cos’è e quali sono i limiti
Le spese di rappresentanza sono quelle sostenute dalle aziende per promuovere la propria immagine o attività. Rientrano in questa categoria, ad esempio, pranzi o cene con clienti, regali aziendali o eventi promozionali. Queste spese, seppur deducibili, sono soggette a limiti specifici per evitare abusi.
La normativa attuale prevede che le spese di rappresentanza siano deducibili fino a determinati importi, calcolati in base percentuale sul limite dei ricavi aziendali.
Con l’introduzione della nuova normativa, le spese di rappresentanza, come quelle di trasferta, dovranno essere saldate con strumenti tracciabili per poter essere dedotte. Questo richiede alle imprese di aggiornare le proprie procedure e garantire una gestione più rigorosa delle spese legate a pranzi di lavoro, eventi e promozioni.
Conclusione
La riforma sulle spese di trasferta e rappresentanza rappresenta un passo importante verso una gestione più trasparente delle attività aziendali. Le aziende dovranno adattarsi a queste nuove regole, adottando sistemi di pagamento digitali e procedure interne più rigorose. Prepararsi per tempo significa non solo evitare problemi con il fisco, ma anche cogliere l’opportunità di rendere più efficiente la gestione delle spese aziendali, con vantaggi significativi sia per l’impresa che per la trasparenza generale.
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